Warum Unternehmen am falschen Ende sparen

Wachstum Das grundsätzliche Ziel jedes Unternehmens ist es, zu expandieren und den Umsatz zu verbessern.
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Nach Möglichkeit sollte dieses Wachstum auch in schwierigen Zeiten für die betreffende Branche oder die allgemeine Wirtschaft nicht stagnieren, sondern stattdessen ebenfalls anhalten. Doch dafür sind mehrere wichtige Punkte zu berücksichtigen.

Voraussetzungen für Unternehmenswachstum

Bei Firmen bemisst sich das Wachstum üblicherweise am Umsatz oder der Bilanzsumme. Ein Betrieb, der sein Wachstum vorantreiben möchte, muss also alle Möglichkeiten ausnützen, die einen Einfluss auf einen verbesserten Umsatz haben könnten. Unter anderem gehören dazu natürlich Kostenreduzierungen im Lohn- und Fixkostenbereich sowie Steuerreduzierungen. Aber auch die Kundenbindung und Kundengewinnung gehören dazu.

Am falschen Ende gespart

Häufig versuchen Betriebe bei den Lohn- und Personalkosten Einsparungen zu erzielen, was manchmal ganze Entlassungswellen nach sich zieht. Doch oft stellt sich nachträglich heraus, dass hier am falschen Ende gespart wurde. Denn ein Betrieb muss neben der Kostensenkung seine Arbeitsprozesse und sein Marketing optimieren und seine Arbeitsabläufe straffen und verbessern.

Wenn plötzlich 5 Mitarbeiter die Arbeit von 10 erledigen sollen, kommt es nicht selten zum Rückstau und zu unerwünschten Verzögerungen. Für die Mitarbeiter resultieren daraus Stress, Demotivation und Unzufriedenheit, was negative Auswirkungen auf das gesamte Betriebsklima nach sich zieht. Unerledigte Arbeiten oder lange Wartezeiten verärgern Kunden und treiben sie der Konkurrenz in die Arme. Mit der Maßnahme wurde also ein Rückschritt erzielt, der Umsatzeinbußen, verlorene Kunden und ein schlechtes Betriebsklima nach sich ziehen. So weit sollte es also keinesfalls kommen.

Das beste System funktioniert nicht ohne geeignete Software

Die entwickelten Ideen und neuen Prozesse können noch so gut sein – ohne eine flexible und bedarfsgerechte EDV-Unterstützung werden sie nicht funktionieren. Die beste Lösung für jeden Betrieb, egal, zu welcher Branche er gehört und wie groß er ist, ist immer ein neues ERP-System (Erklärung ERP Software). Dieses hilft, die Ressourcen (beispielsweise Personal, Material, Maschinen) zu planen und alle Abläufe zu überwachen. Es ist schnell, flexibel, und wenn es gut ausgesucht wird, genau auf das Unternehmen zugeschnitten und ebenfalls auf Wachstum ausgerichtet. Es muss bei jeder Änderung der Prozesse sofort angepasst werden können und so bedarfsgerecht mitwachsen.

Effiziente Betriebsabläufe spielen eine wichtige Rolle

Das zeigt, dass die effizienten, straffen Betriebsabläufe eine zentrale Rolle für das Unternehmenswachstum spielen. Eine Firma tut gut daran, von Zeit zu Zeit seine Abläufe und seine gesamte Organisation zu hinterfragen, um Schwachstellen ausfindig zu machen, zu analysieren und zu verbessern. Dies ist keine einmalige Sache, sondern nur dann hilfreich, wenn sie regelmäßig im Fokus der Führungsebene steht und laufend überarbeitet wird.

Die Rolle der Führung

Die Geschäftsführung und die leitende Ebene spielen eine große Rolle bei der Planung der effizienten Abläufe. Diese sollen jedoch nicht den Mitarbeitern einfach aufoktroyiert werden. Es ist wichtig, die neuen Abläufe mit den Betroffenen gemeinsam festzulegen.

Ein Mitspracherecht fördert die Motivation und den Zusammenhalt und bringt außerdem konkrete Hinweise derjenigen Personen ein, die tagtäglich von den diskutierten Prozessen betroffen sind. Die Führungsspitze sollte die Strategien entwickeln helfen und die Verantwortung an geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zu übertragen.

Welche Vorteile hat die Investition in die betriebliche Effizienz?

Die notwendige Effizienz und die Umstellung der Prozesse lassen sich nicht über Nacht bewerkstelligen, dazu ist ein methodisches Vorgehen notwendig, um alle fehlerhaften Abläufe zu identifizieren und Lösungen zu finden und strukturiert festzulegen. Doch der Aufwand lohnt sich. Denn dadurch bekommt das Unternehmen die Chance, mithilfe der straffen Prozesse täglich besser zu werden. Die Kosten dafür sind gut investiert, denn sie werden Früchte tragen in Form von zufriedenen Mitarbeitern, höherer Produktivität und glücklichen Kunden. Und damit auch einem Umsatzplus.

Wie sind die verbesserten Abläufe erreichbar?

Schritt 1: Zunächst wird der Status quo festgestellt und die aktuellen Abläufe geprüft. Wo verlaufen diese nicht optimal oder wo dauert die Bearbeitung zu lange? Wo treten die meisten Fehler auf? Wo treten am häufigsten Fehler auf? Außerdem muss die Frage gestellt werden, wo die größten Kostenfresser stecken. Werden Ressourcen, Material, Personal verschwendet?

Schritt 2: Im zweiten Schritt werden die Fehler dokumentiert und analysiert. Nur zu wissen, dass Fehler vorkommen, reicht aber noch nicht aus. Es ist wichtig, die Fehlerursachen zu identifizieren und ihnen genau auf den Grund zu gehen.

Fehlerursachen: Handelt es sich um Bearbeitungsfehler durch schlecht oder falsch eingearbeitete Mitarbeiter? Oder ist an der Stelle der Ablauf nicht konkret festgelegt und wird jeweils unterschiedlich gehandhabt oder zu umständlich ausgeführt? Ist die EDV an dieser Stelle nicht für den notwendigen Ablauf ausgelegt und muss nachgebessert werden (durch ein neues Update oder Modul?) Funktionieren die Maschinen nicht korrekt oder fehlt es an Werkzeug, das den Produktionsablauf beschleunigen und verbessern könnte? Ist zu wenig Personal vorhanden, sodass manche Bearbeitungsschritte nur verzögert vorgenommen werden können?

Schritt 3: Erst wenn die Ursachen klar festgestellt wurden, können die Führungskräfte zusammen mit den betroffenen Mitarbeitern Verbesserungs- und Lösungsvorschläge ausarbeiten. Dabei müssen genaue Schritte festgelegt werden, die sich später nachverfolgen und kontrollieren lassen, sodass der Erfolg sogar gemessen werden kann.

Schritt 4 und 5: Diese neuen Abläufe werden dann mithilfe der Technik (Werkzeuge, EDV) implementiert und danach in regelmäßigen Abständen auf ihre Wirksamkeit untersucht und neu bewertet. Falls notwendig, müssen die Maßnahmen erneut verbessert und wieder eingeführt werden.

Was ist dabei zu beachten?

Wichtig ist, dass für die regelmäßige Überprüfung alle relevanten Personen jederzeit über die EDV Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben. Das EDV-System spielt auch eine wichtige Rolle bei der Automatisierung aller geeigneter Prozesse. Also diejenigen, die ständig wiederkehren und daher sehr viel Zeit verschlingen.

Um die Mitarbeiter nicht zu überfordern, ist es wichtig, die Prozesse einfach, um nicht zu sagen narrensicher, zu gestalten. Dies erleichtert auch jederzeit die Einarbeitung von neuem Personal oder Urlaubsvertretungen. Dies geht übrigens Hand in Hand mit der Übertragung von gewissen Verantwortungen einzelner Prozesse an betroffene Mitarbeiter – als Kontrolle und zur Überwachung sowie zur Rückmeldung bei Problemen.

Außerdem müssen die Abläufe so festgelegt werden, dass sie in Zukunft auch weiter ausgebaut werden können. Also nicht zu eng und individualisiert, damit ein Prozess sich nicht selbst bei der nächsten notwendigen Änderung im Weg steht. Bei all der detaillierten Kleinarbeit und Nachjustierung darf man jedoch das übergeordnete Ziel – das Unternehmenswachstum - nicht aus den Augen verlieren.

23:36 19.04.2019
Dieser Beitrag gibt die Meinung des Autors wieder, nicht notwendigerweise die der Redaktion des Freitag.
Geschrieben von

Juliane von Hopfgarten

Meine Themenbereiche umfassen internationale Politik, Wirtschaft sowie Frauenrechte. Unten ein Link zu meinen Beiträgen auf EditionF.
Juliane von Hopfgarten

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