Worauf man beim Mailverkehr achten sollte

Berufsbilder im Wandel. Heute: Der Redakteur. Der moderne Redakteur ist zu einem großen Teil damit beschäftigt, E-Mails zu lesen und zu schreiben. Das betrifft den Kundenverkehr, aber auch das Recherchieren besteht heute teilweise aus dem Schreiben und Lesen von E-Mails. Prinzipiell gilt: Es sind immer zu viele E-Mails da. Deshalb muss man in Sekundenschnelle entscheiden, ob eine Mail ignoriert werden kann, ohne dass das Unternehmen einen Schaden davonträgt. Steht zum Beispiel in der Betreffzeile „Bin Ihr Abonnent, habe einen Artikel geschrieben, schauen Sie mal drauf“, dann kann es teuer kommen, die Post nicht zu beantworten. Aber natürlich kann eine E-Mail auch später beantwortet werden, wenn ihr Inhalt nicht gerade dringlich ist. Dann kann es allerdings passieren, dass die Mail durchrutscht. Tatsächlich passiert das ständig. Die sozialen Kosten sind hoch. Die Gegenseite wird verunsichert, auch verärgert. Mir ist der Fall eines Chefredakteurs bekannt, der Mails sofort beantwortet, oder gar nicht. Also meistens antwortet er gar nicht. Aber man kann sich eben nicht sicher sein, vielleicht antwortet er ja doch noch. Dieser Chefredakteur hat früher mal Artikelvorschläge von mir geprüft. Hatte ich nach zwei Tagen keine Antwort, habe ich mir eine „schüchterne Nachfrage“ erlaubt. Meistens kam auch darauf keine Antwort. Ich wusste, dass er nicht auf Reisen ist. In mir wuchs der Groll. Ich stellte grundsätzliche Überlegungen über Macht und Machtmissbrauch an. In meinen Gedanken verfasste ich lange E-Mails, die dem Chefredakteur ins Gewissen redeten. „Sind Sie sich eigentlich bewusst, was Sie da in mir anrichten! Es kostet Sie doch nichts, meine Mail in ein, zwei Sätzen zu beantworten, gerne auch abschlägig, Hauptsache eine Antwort!“. Und so fort. Habe ich meine Lehre daraus gezogen? Ich hoffe es, allerdings gibt es ein, zwei Nervensägen denen antworte ich bewusst erst ein paar Tage später. Aber nur denen.

Anderes Problem: Die interne Kommunikation. Welchen Stil pflege ich? Mein Rat: Freundlich, aber nicht anbiedernd. Befehle als Wünsche äußern, in der Anrede Genderbewusstsein zeigen, etc. Okay, ist eigentlich gar kein Problem. Misslich ist höchstens, dass alles an der gleichen Stelle rein- und rausgeht. Ich habe den Fehler gemacht, ein, zwei private Kommunikationen über meine Geschäftsmail laufen zu lassen, einen Suchauftrag bei Immoscout und einen Fussballmailverteiler. Ich komme da nicht mehr raus. Könnte eine Abmahnung geben. Wie war das gleich noch bei Hilary Clinton? Ach nein, war genau umgekehrt. Die hat den ganzen geschäftlichen Verkehr über eine privaten Accout geführt: hdr22@clintonemail.com. Klingt nicht gerade seriös. Der moderne Redakteur sollte dagegen immer einen seriösen Eindruck machen.