"Wenn sich dies nicht irgendwann ändert"

Heute erreicht uns dieser wichtige und sehr informative Kommentar von Peter Kessler, einem Bauingenieur, zu meinem Artikel Zu komplex über Großprojekte, die aus dem Ruder laufen wie die Berliner Flughafenbaustelle BER. Mit Dank an den Autor!

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Sehr geehrte Damen u. Herren,

Ihren Artikel habe ich mit großem Interesse gelesen, erlaube mir aber die Bemerkung, dass darin - wie übrigens fast überall - mit zu wenig tiefgreifender Fachkunde über die Hereinnahme von Aufträgen und die Durchführung und Kontrollmechanismen bei privaten oder öffentliche Bauaufträgen berichtet wird.

Ich selbst bin Bauingenieur und habe mich beruflich insbesondere mit Kalkulation und Arbeitsvorbereitung befasst. Es gibt insbesondere für die Bearbeitung von Anfragen und die Hereinnahme von Aufträgen Vorgehensweisen, die unbedingt befolgt werden müssen, um spätere Katastrophen zu vermeiden, wie wir es zur Zeit auf staatliche aber manchmal auch auf privaten Baustellen erleben. Ich habe mal die Verfahrensweisen Schritt für Schritt in einem Bericht bzw. Artikel festgehalten. Sie finden diesen Bericht im Anhang und sollten Sie daran interessiert sein, können sie diesen Artikel lesen und evtl. auch veröffentlichen.

Mit freundlichen Grüßen

Dipl.-Ing. Heinz-Peter Kessler

Beginn des Artikels:

Als Leiter der Kalkulationsabteilung einer Baufirma in Norddeutschland hatte ich es mit den verschiedensten öffentlichen und privaten Auftraggebern vom Westen bis zum Osten und vom Norden bis zum Süden der nördlichen Bundesländer und Hansestädte zu tun.

Gern möchte ich Ihnen grob schildern wie der Ablauf ist, um zu einem Bauauftrag, sei es als Generalübernehmer oder Generalunternehmer (siehe nähere Erläuterungen hierzu in Wikipedia, die freie Enzyklopädie) im Hoch- und Tiefbau von der Hafenanlage, U- oder S-Bahn bis zum Schlüsselfertigbau für Büro und Geschäftshäuser, Hotels, Krankenhäuser u.ä.m. aber auch Flughäfen, von öffentlichen und privaten Auftraggebern zu kommen.

Der erste Schritt:

Wichtig ist es, so früh wie möglich in Erfahrung zu bringen, wann und von wem eine Ausschreibung erfolgt, damit man sich darum zu bewerben kann an der Ausschreibung teilnehmen zu können und die Ausschreibungsunterlagen zu erhalten.

Das hat folgenden Hintergrund:

Da größere Ausschreibungen von Planungsbüros, Architekten oder sehr oft auch von Bauabteilungen der öffentlichen Hand erfolgen, muss schon so früh wie möglich festgestellt werden, wie gut die persönlichen Kontakte zu einzelnen Personen der vorgenannten ausschreibenden Stellen sind.

Vorteile:

Über solche Kontakte kann man erfahren, wer alles die Ausschreibungsunterlagen erhalten hat, um evtl. mit den Wettbewerbern in Verbindung zu treten damit man sich die Arbeit der Angebotsbearbeitung aufteilen kann oder um offizielle Arbeitsgemeinschaften zu bilden, wenn diese von vornherein nicht ausgeschlossen werden.

Unter Umständen bietet sich die Möglichkeit, über diese Kontakte, Einfluss auf die Ausschreibung zu nehmen.

Wie viele weitere Vorteile sich aus diesen Kontakten ergeben, kann man oft den Tageszeitungen entnehmen. Im Übrigen überlasse ich dies der Fantasie des Fachkundigen.

Dann erfolgt der zweite Schritt.

Hat man die Ausschreibungsunterlagen erhalten, die oft in der Größenordnung von mehreren Umzugskartons angeliefert werden, muss zuerst geprüft werden, wie diese Ausschreibung/Anfrage aufgebaut ist, sind alle aufgeführten Unterlagen mitgegeben worden?

Sämtliche Unterlagen müssen einen Eingangsstempel erhalten, die einzelnen Seiten sollten paginiert werden.

Nicht ohne Grund wird die Angebotsbearbeitungszeit äußerst knapp bemessen,

oft 2 - 3 Wochen, obwohl für die Planung und Ausschreibung manchmal Jahre vergehen.

Sollte nur eine allgemeine Leistungsbeschreibung ohne Leistungsverzeichnis und Massenvorgaben vorhanden sein, beginnt für jeden einzelnen Bewerber um den Auftrag eine organisatorische und fachlich anspruchsvolle Angebotsbearbeitungszeit.

1. Es muss ein Ingenieurbüro beauftragt werden, das eine fast ausführungsreife Baustatik über das zu errichtende Bauwerk einschließlich einer genauen Massenermittlung erstellt. Wenn möglich, sollten auch noch Sondervorschläge erarbeitet werden, falls sich dadurch ein Wettbewerbsvorteil in preislicher und konstruktiver Hinsicht ergibt.

2. Die umfangreichen Unterlagen der Vertragsbedingungen müssen geprüft werden. Hier ist oft der Einsatz eines Bausachverständigen oder erfahrenen Juristen erforderlich. Die Themen Vertragserfüllungsbürgschaft, Gewährleistung bedürfen einer besonderen und genauen Beachtung.

3. Für den Ausbau, erweiterten Ausbau, Haustechnik (Heizung, Lüftung, Sanitär), Spezialtechnik wie z.B. Aufzüge, Küchentechnik, Operations- und Krankenhaustechnik, Computertechnik, die Fernmeldetechnik u.ä.m. sowie Gebäudeausstattung wie z.B. Möbel, Geschirr, Textilien und die Außenanlagen müssen die Kosten ermittelt werden. Außerdem kann noch eine Aufforderung erfolgen für das Gebäudemanagement und das betreiben der Technik die entsprechende Schulung des Personals durchzuführen und die Kosten hierfür in das Angebot mit einzurechnen.

Für den Rohbau, Ausbau und erweiterten Ausbau müssen ebenfalls alle Kosten ermittelt werden.

Es muss versucht werden ein Gespräch mit dem Baugrundgutachter zu führen, um noch weitere Informationen über eventuelle Risiken im Baugrund zu erhalten (z.B. schwankende Grundwasserstände, Lage von wasserführenden Schichten, u.s.w.).

Unbedingt erforderlich ist eine Baubegehung. Es muß geklärt werden, wie die Zufahrten zur Baustelle beschaffen sind. Wie ist der An- und Abtransport und der Einsatz von Großgeräten vor Ort zu ermöglichen. Bei beengten innerstädtischen Verhältnissen müssen Gespräche mit der Polizei geführt werden.

Die Versorgung der Baustelle ist zu klären. Wenn z.B. kilometerlange elektrische Versorgungsleitungen erforderlich werden, müssen Kosten für die Beschaffung der Kabel in das Angebot mit eingerechnet werden.

Der zulässige Schwenkbereich von Turmdrehkranen, Höhe von Hochhäusern, Kirchen Fernmeldetürmen u.ä.m. muß geklärt werden.

Da generell die Angebote von Bauunternehmen als Generalunternehmer erarbeitet werden, verfügen sie über die Kapazität und die Erfahrung, den Roh- und Ausbau selbst zu kalkulieren und das Angebot Abgabefertig zusammenzustellen.

Sollte sich die Durchführung der Baumaßnahme über mehrere Jahre erstrecken, so sind Mehrkosten für Lohn- und Stoffkosten zu berücksichtigen.

Es kommt vor das eine Lohn und Stoffpreisgleitklausel von der ausschreibenden Stelle vorgegeben wird.

Der gesamte Aufwand um zu einem kostengünstigen Angebot zu kommen ist mit erheblichen Kosten verbunden, die von jedem einzelnen Bewerber um den Auftrag getragen werden müssen. Hat man in der Zwischenzeit die Namen der Wettbewerber in Erfahrung gebracht, eröffnet sich hier im Zuge einer verdeckten Zusammenarbeit eine Möglichkeit die vorgenannten Aufgaben zu verteilen oder Arbeitsgemeinschaften, verdeckt oder offen zu bilden, was unter Umständen den Wettbewerb beeinträchtigen kann.

Der dritte Schritt.

Wurden alle Kosten zusammengetragen und hat man für die verschiedensten Leistungen auch mehrere Angebote von möglichen Nachunternehmern erhalten, wird auf Basis einer gewissenhaften Kalkulation das Angebot zusammengebaut. Das Angebot und das Anschreiben, das unter anderem z.B. auf alle Schwächen der Ausschreibung hinweist und sich daraus ergebende eventuelle Forderungen des Anbieters erläutert, wird manchmal in Tag- Nachtschichten pünktlich zum Abgabetermin erstellt.

Eine Kontrolle der von der ausschreibenden Stelle vorgegebenen Bauzeit ist unbedingt erforderlich, vorgegebene Zwischentermine sind zu kontrollieren und, falls erforderlich, muß auch hier im Anschreiben dazu Stellung genommen werden.

Vor Angebotsabgabe sollte man nicht auf eine Plausibilitätskontrolle verzichten.

In gut geführten Unternehmen liegen hierfür vergleichbare Daten von schon ausgeführten Bauvorhaben vor.

Der vierte Schritt.

Jetzt laufen die Telefone heiß es muss so schnell wie möglich in Erfahrung gebracht werden, wo man mit seinem Angebot liegt, um gewisse (hier nicht näher erläuterte) Weichenstellungen vorzunehmen. Dabei werden bei öffentlichen Ausschreibungen generell die Ergebnisse der Angebote verlesen, was bei anderen ausschreibenden Stellen seltener der Fall ist. Wichtig auch hier wieder der persönliche Kontakt zur ausschreibenden Stelle.

Der fünfte Schritt.

Sollte man mit seinem Angebot im vorderen Feld liegen, kann man zu einem Gespräch mit der ausschreibenden Stelle eingeladen werden.

Hier sitzen sich Vertreter des Auftraggebers, der ausschreibenden Stelle und der anbietenden Firma gegenüber.

Oft sind dann von Auftraggeberseite 10 oder mehr Personen, z.B. Bauherrenvertreter, Baumanagement, Projektsteuerer, Bauplaner, Statiker, Architekt, Innenarchitekt, Haustechniker mit mehreren Personen, Hausverwalter, auch zukünftiger Hausmeister und viele andere mehr, einer kleinen Gruppe des Anbieters, Geschäftsführer des Unternehmens, Kalkulator, Haustechniker gegenüber, die in einem Hagel von Fragen alle Fragepunke zufriedenstellend beantworten müssen.

Sollten in dieser Runde nur die Leute des Einkaufs das Sagen haben beginnt das große sich wundern, da diese Leute nur über Preise sprechen und technisch oft wenig begabt sind. (Der billigste Anbieter macht das Rennen.)

Im Vorfeld der Planung werden oft schon Kosten genannt, vor allem wenn es sich um eine Baumaßnahme handelt, die von der Öffentlichkeit eine gewisse Aufmerksamkeit erfährt, die es Landes- und Bundespolitikern aber auch Bürgermeistern (also ein Haufen Amateuren) erlaubt, mit der geplanten Baumaßnahme in die Öffentlichkeit zu treten um ihr Mandat durch das bei den Bürgern angeblich erlangte Wohlgefallen zu sichern. Diese Vorkostenschätzung ist dann Grundlage für die ersten Gespräche mit den Auftraggebern.

Nicht neu ist die Erkenntnis, dass für die Planung oft der teuerste Architekt genommen wird und für die Ausführung der billigste Anbieter bzw. Bauunternehmer beauftragt wird.

Danach darf man sein Angebot noch einmal überarbeiten, wobei die Preisgestaltung eine wichtige Rolle spielt. Das kann sich mehrere Male wiederholen.

Ernüchternd wirkt dann, wenn man glaubt, alles richtig gemacht zu haben, daß ein Herr von der obersten Geschäftsleitung kurz in Erscheinung tritt und noch einmal einen erheblichen Nachlass als Vorstandsobolus einfordert ohne das in irgendeiner Weise sachlich zu begründen oder sich vorher mit dem Angebot befasst zu haben.

Es kann auch passieren, dass man von anderen an der Ausschreibung beteiligten Firmen erfährt, daß man sich gar nicht die Mühe hätte machen sollen, an der Ausschreibung teilzunehmen, da die Firma, die den Auftrag bekommen sollte, von Anfang an feststand.

Um andere an der Ausschreibung beteiligte Firmen unter Druck zu setzen braucht aber der Auftraggeber weitere Angebote, um in den Besitz von neueren Techniken und Verfahrensweisen zu kommen.

Es kann vorkommen, dass die ausschreibende Stelle zum Zeitpunkt der Planung noch nicht über kostenvergünstigend wirkende Kenntnisse durch neuere Techniken verfügte. Diese neuen Techniken können die Kosten für das zu erstellende Bauwerk erheblich optimieren, indem der Auftraggeber die so neu gewonnenen Kenntnisse anderen Anbietern zur Verfügung stellt. Auch erreicht er dadurch, dass andere um den Auftrag konkurrierende Firmen ihr Angebot noch einmal überarbeiten müssen. Damit ergeben sich aufs Neue weitere Möglichkeiten die Anbieter gegeneinander auszuspielen.

Der sechste Schritt.

Vor Auftragserteilung, muss der Vertrag, mit einem eventuell mit vielen neuen Fallstricken verfassten neuen Vertragswerk des Auftragsgebers, vor Auftragsentgegennahme und Unterschrift unter den Vertrag noch einmal vom Auftragnehmer intensiv geprüft werden.

Einigermaßen ruhig kann der Auftragnehmer dem Auftrag entgegensehen, der frühzeitig erkannt hat, wie nachtragsverdächtig die Ausschreibung ist und wo durch den Auftraggeber vorgenommene Änderungen am Entwurf während der Bauphase, Nachträge gestellt werden können.

Diese können sich bei cleveren und erfahrenen Auftragnehmern zu einer Goldgrube entwickeln.

(Hier kann man dann sehen, welche Bedeutung es hat, einen gut gepflegten Kontakt zur ausschreibenden Stelle zu behalten.)

Eine Vergabe an den Billigsten hat sich dann sehr oft als unkalkulierbares Risiko für den Bauherrn oder seinen Vertreter erwiesen.

Erfahrungsgemäß führt nur jedes 10 – 15 Angebot zum Auftrag, abhängig von der jeweiligen Konjunkturlage.

Dies alles ist mit hohen Personalkosten verbunden, wobei die Gewinnmargen manchmal nur zwischen 1,5 und 3,0 Prozent liegen.

Der siebente Schritt.

Wenn der Auftrag da ist, geht es erst richtig los. Dafür wäre eine weitere ausführliche Beschreibung erforderlich, die später einmal nachgeholt werden könnte.

Immer wieder passiert dann der gleiche Fehler. Der Auftrag wird zu früh vergeben, ohne dass alle Planungsunterlagen vorliegen.

Liegen diese dann endlich vor, wird dies im Allgemeinen so gehandhabt, dass die Planungsunterlagen durch den Auftraggeber (Bauherr oder sein Vertreter) geprüft und freigegeben werden. Das

bedeutet, daß die Unterlagen nach Prüfung und Genehmigung mit Datum und Stempel „Freigegeben zur Ausführung“ dem Auftragnehmer überreicht werden.

Wie wichtig die Überprüfung von Schnittstellen ist, wird oft übersehen. Es ist unbedingt sicherzustellen, dass die Abhängigkeit der einzelnen Gewerke voneinander eingehend geprüft und genug Zeit für den Planungsvorlauf berücksichtigt wird. Diese Zeit wird vom Auftragnehmer benötigt, um von den Planungsunterlagen des Auftraggebers Ausführungszeichnungen zur Verwendung auf der Baustelle zu fertigen.

Erst nach der Überprüfung auf der Grundlage der vorgenannten Kriterien wird Klarheit gewonnen, wie sich die vom Auftraggeber vorgegebene Bauzeit in die Praxis umsetzen lässt.

Man hat es oft von Auftraggeberseite mit fachlich wenig erfahrenem Personal zu tun, d.h. mit Personal ohne langjährige Erfahrung aus der Praxis. Noch schlimmer sind Ignoranten, Politiker, die sich ein Denkmal setzen oder sich in ihrem Wahlkreis zwecks Wiederwahl hervortun wollen. Diese bestimmen am Anfang einer Planung den Kostenrahmen und die Größe des Objektes, ohne sich über die Auswirkung ihrer Einflussnahme im Klaren zu sein.

Genauso wichtig ist es, dass alle Kostenelemente des Auftrages vorliegen und vertraglich abgesichert werden. Erst dann kann mit dem Bauen begonnen werden. Hierzu gehört eine laufende Kostenkontrolle von Seiten des Auftraggebers sowie auch des Auftragnehmers. Wenn man denkt, dass man alles “in trockenen Tüchern“ hat, kommt es - da jedes Bauwerk ein Unikat ist - immer wieder während der Bauzeit zu Kostenänderungen z.B. durch vorher nicht erkannte außergewöhnliche Schwierigkeiten im Baugrund und vieles mehr.

All diese Punkte werden meines Erachtens bei staatlichen Großbauprojekten nicht oder nicht ausreichend berücksichtigt. Wenn sich dies nicht irgendwann ändert, wird es immer wieder solche Katastrophen geben, wie wir sie in letzter Zeit bei kommunalen oder bundesweiten Bauprojekten erleben. Eine grundlegende Änderung ist überfällig.