Da geht noch was

Zeitmanagement Wir pressen immer mehr in die gleiche Zeit rein – Effizienzgedanken bestimmen unser Leben. Kein Wunder, dass wir uns zunehmend gestresst fühlen
Oliver Burkeman | Ausgabe 02/2017 6
Da geht noch was
Ohne Leerlauf keine Kreativität: Zu viel Effizienz tötet neue Ideen

Illustrationen: Jonas Hasselmann für der Freitag

Der ewige Kampf des Menschen, seine knapp bemessene Lebenszeit möglichst sinnvoll zu nutzen, trat eines Tages im Sommer 2007 in eine neue Phase. Damals kamen an einem Montag Angestellte von Google zusammen, um sich einen Vortrag des selbst ernannten Effizienz-Experten Merlin Mann anzuhören. Das größte Problem der Google-Leute waren E-Mails – eine digitale Plage, die immer mehr ihrer Arbeitszeit in Beschlag nahm, die ihnen dann fehlte, um wichtigere Arbeiten zu erledigen. Merlin Mann, ein aufstrebender Star der Bewegung für mehr „persönliche Produktivität“, erweckte den Eindruck, er habe eine Antwort gefunden.

Er nannte sein System Inbox Zero. Es basierte auf einer einfachen Grundidee: Die meisten von uns nehmen in Sachen E-Mails schlechte Angewohnheiten an: Wir sehen alle paar Minuten nach, ob wir neue Nachrichten bekommen haben, lesen sie zwar, tun dann aber meist herzlich wenig, sodass sich ein immer größerer, potenziell Stress verursachender Berg auftürmt. Stattdessen, erklärte Merlin Mann seinen Zuhörern auf dem Google-Gelände im Silicon Valley, solle man jedes Mal, wenn man einen Blick in seinen Posteingang werfe, alles abarbeiten und klären, welche Aktion die jeweiligen Nachrichten erfordern – muss man die Mail beantworten, sich etwas notieren, auf seine To-do-Liste setzen oder die Mail einfach in den für sie vorgesehenen Ordner verschieben? Das solle man so lange machen, bis keine Nachrichten übrigbleiben, den Account daraufhin schließen und sich anderen Dingen zuwenden.

„Es war wirklich nicht viel mehr, als zu sagen: ‚Ich komme mit meinen Mails nicht klar, und hier ist etwas, das mir hilft – vielleicht kann es Euch auch helfen‘“ , erinnerte Mann sich später. Doch er hatte da an etwas gerührt, was viele beschäftigte. Hunderttausende sahen sich seinen Vortrag im Netz an und Inbox Zero brachte zahlreiche Blogposts, Bücher und Apps hervor. Anhänger posteten triumphierend Screenshots leerer Posteingänge, der New Yorker beschrieb Manns System als „Zwischending zwischen Scientology und Zen“.

Die Begeisterung für Inbox Zero verwies darauf, dass E-Mails zu weit mehr als einem technischen Problem geworden waren – zu einer unendlichen To-do-Liste, zu der jeder x-Beliebige etwas hinzufügen konnte. Für die Wissensarbeiter der Digitalökonomie sind E-Mails daher eine Metapher dafür, dass der Druck, in begrenzter Zeit eine ständig wachsende Zahl von Aufgaben erfüllen zu müssen, kontinuierlich steigt.

„Produktives Dating“

Viele kennen dieses schleichende Gefühl der Überlastung: nicht allein das Gefühl, dass unser Leben voller Aktivität steckt – das kann ja beglückend und anregend sein –, sondern dass wir die Kontrolle über die Zeit verlieren. Heute erlebt die Bewegung für mehr „persönliche Produktivität“ eine Konjunktur wie nie zuvor. Es gibt im App-Store in der Kategorie Produktivität Tausende Angebote, einschließlich einer App, die die Hintergrundgeräusche in einem Café simuliert (Tests haben ergeben, dass einem das hilft, sich zu konzentrieren), und einem Textverarbeitungsprogramms, das geschriebene Wörter wieder löscht, wenn man nicht schnell genug weitertippt.

Es gibt Blogs, die einem Tipps für „produktives Dating“ und im nächsten Schritt für „produktive Elternschaft“ geben. In einigen Hotels gibt es schon Schilder, die den Gästen einen „produktiven Aufenthalt“ wünschen. Und das typischste Silicon-Valley-Start-up der vergangenen Jahre ist eines, das verspricht, Zeit und geistige Kapazitäten freizusetzen, indem man einige „Friktionen“ des Alltags eliminiert – Einkaufen oder Wäschewaschen zum Beispiel.

In Wirklichkeit scheinen Techniken, die dazu entwickelt wurden, die persönliche Produktivität zu erhöhen, aber genau die Ängste zu verstärken, die wir mit ihnen bekämpfen wollen: Je besser man seine Zeit verwaltet, desto weniger Zeit hat man gefühlt. Auch denjenigen, die Inbox Zero erfolgreich umsetzten, brachte das nicht mehr innere Ruhe. Einige gingen dazu über, jede Mail zu beantworten, was sie dann nur noch fester an ihren Posteingang fesselte. Andere wurden schon bei dem Gedanken nervös, eine neue Mail könnte ihren Posteingang „verunreinigen“. Sie checkten ihre Mails daher noch häufiger, um den Posteingang auch immer schön „sauber“ zu halten. Ich selbst habe die erschreckende Erfahrung gemacht, dass ich mit Inbox Zero so effizient wurde, dass ich am Ende mehr E-Mails bekam: Denn wenn man eine beantwortet, generiert das oft wieder eine Antwort, und so weiter ...

Die Verheißung des Zeitmanagement-Konzepts besteht darin, dass eines Tages alles unter Kontrolle sein könnte. Die Arbeit in der modernen Wirtschaft ist allerdings dadurch gekennzeichnet, dass sie kein Ende findet. Und wenn der Strom der eingehenden E-Mails endlos ist, kann auch Inbox Zero keine Erlösung bringen: Man verrichtet immer noch eine Sisyphusarbeit und rollt den Stein jeden Tag von Neuem den Berg hoch – man rollt ihn lediglich etwas schneller.

Zwei Jahre nach dem Vortrag bei Google veröffentlichte Merlin Mann ein weitschweifiges und leicht manisches Online-Video, in dem er bekanntgab, er habe einen Vertrag für ein Inbox-Zero-Buch unterschrieben, seine Karriere als Produktivitätsguru habe ihn aber in einen inneren Konflikt gebracht. „Ich habe ziemlich gut daran verdient, Vorträge zu halten und Leute zu beraten, aber irgendwann fing ich an, mich fürchterlich zu fühlen“, erzählt er. „Das Thema Produktivität erzeugt die schlimmste Form von Prokrastination: Man hat das Gefühl, zu arbeiten, dabei tut man die ganze Zeit nichts anderes, als anderen zu sagen, wie sie ihre Arbeit machen sollen, anstatt selbst etwas zu tun.“

Das Buch kam nicht zum angekündigten Termin auf den Markt. Die Fans begannen, sich Sorgen zu machen. Nach zwei Jahren veröffentlichte Mann einen selbstzerfleischenden Essay, in dem er bekanntgab, dass er das Projekt aufgeben werde. Es war der in 3.000 Wörter gefasste Aufschrei eines Mannes, der soeben die Ironie begriffen hatte, dass er einen Morgen um den anderen mit seiner dreijährigen Tochter verpasste, um darüber zu schreiben, wie man sinnvoll seine Zeit nutzt. Er habe seine Prioritäten vernachlässigt und „unwillentlich meinen eigenen Ratschlag missachtet, wonach man es niemals so weit kommen lassen sollte, dass die Arbeit die guten Dinge des Lebens auffrisst“.

Natürlich ist es verständlich, dass wir auf die ständig wachsenden Anforderungen des modernen Lebens damit reagieren, dass wir versuchen, effizienter zu werden. Was aber, wenn diese ganze Effizienz alles noch schlimmer macht?

Wenn man davon ausgeht, dass ein Menschenleben im Durchschnitt aus lediglich 4.000 Wochen besteht, ist eine gewisse Angst, diese Zeit zu verplempern, praktisch unvermeidbar: Wir können zwar unendlich ambitionierte Pläne entwerfen, haben aber kaum Zeit, sie in die Tat umzusetzen. Im ersten Jahrhundert nach Christus schrieb der römische Philosoph Seneca, das Leben sei so kurz, dass die meisten sich erst daranmachten, es richtig zu beginnen, wenn es schon wieder vorbei ist. Das zeigt, dass die Frage nach dem sinnvollen Leben natürlich nicht neu ist. Dennoch haben die Bürger Roms im ersten Jahrhundert mit Sicherheit nicht die gleiche Produktivitätspanik erfahren wie wir heute. (Senecas Antwort auf die Frage nach dem guten Leben: Man sollte nicht mehr nach Geld und Ämtern streben und stattdessen philosophieren.)

Wir reagieren heute dagegen auf den Zeitdruck dadurch, dass wir so effizient wie möglich werden. Ein sehr modernes Phänomen. Der wohl erste Management-Guru – der Ahnherr der Vorstellung, dass persönliche Produktivität die Antwort auf Zeitdruck sein könnte – war Frederick Winslow Taylor. Er war ein Ingenieur, der 1898 von der Bethlehemstahlfabrik in Pennsylvania eingestellt wurde, um die Effizienz des Unternehmens zu verbessern. „Aus seinem Büro blickte er auf einen Wirtschaftshof hinaus und sah den Arbeitern dabei zu, wie sie Eisenstangen auf Rollwagen luden“, schreibt Matthew Stewart in The Management Myth. „80.000 Tonnen Eisenstangen mussten so schnell wie möglich abtransportiert werden, um die Nachfrage zu decken, die durch den spanisch-amerikanischen Krieg gestiegen war. Taylor kniff die Augen zusammen: Hier gab es Verschwendung, da war er sich sicher.“

Wie Maschinen

Taylor rechnete aus, dass ein Arbeiter pro Tag etwa 12,5 Tonnen Eisen bewegte. Wenn er aber einer Gruppe von „großen, kräftigen Ungarn“ einen Zuschlag versprach, wenn sie eine Stunde lang so schnell arbeiteten, wie sie konnten, ließ sich ihre Leistung beträchtlich steigern. Wenn er das auf den Tag extrapolierte und Pausen miteinberechnete, kam Taylor zu dem Ergebnis, dass jeder Mann 50 Tonnen pro Tag verladen könnte – vier Mal so viel wie bisher.

Die Arbeiter waren natürlich nicht besonders erfreut über den Versuch, ihnen mehr Arbeit abzupressen, aber das interessierte Taylor nicht weiter. Sie sollten seine neue Philosophie des „wissenschaftlichen Managements“ umsetzen, sie nicht verstehen. Die Vorstellung von Effizienz, die Taylor einführen wollte, war von den Maschinenbauingenieuren der industriellen Revolution entliehen. Die Art, über die Verbesserung von Maschinen nachzudenken, wurde nun auf Menschen übertragen. Und dieses Denken setzte sich durch: Taylor wurde ein gefragter Redner zu dem Thema, und bald war das Wort „Effizienz“ in der Gesellschaft allgegenwärtig.

Effizienz war das Versprechen, das zu tun, was man bereits tat – nur besser, kostengünstiger und in kürzerer Zeit. Was sollte daran falsch sein? Solange man nicht zu denen gehörte, bei denen versucht wurde, sie wie Maschinen zu behandeln, gab es keine offensichtlichen Nachteile.

Doch im Laufe der Zeit veränderte sich etwas Entscheidendes: Wir wurden alle zu Frederick Winslow Taylors und verwalten rücksichtslos unser eigenes Leben. Als die Effizienz-Doktrin sich immer weiter etablierte und das Ethos des Marktes in immer mehr Bereiche des gesellschaftlichen Lebens eindrang, internalisierten wir dieses Denken. Zu Taylors Zeit war Effizienz in erster Linie ein Mittel, andere Leute dazu zu bewegen, in derselben Zeit mehr zu arbeiten. Heute ist das Effizienzdenken ein Regime, das wir uns selbst auferlegen.

Der Legende nach hat der Taylorismus erst dann die Grenze zur persönlichen Produktivität überschritten, als Charles Schwab, der Präsident von Bethlehem Steel, einen anderen Berater bat, auch die Effizienz seines Verwaltungspersonals zu überprüfen. Dieser Berater hieß Ivy Lee. Er wies die Büroangestellten an, To-do-Listen zu erstellen, auf denen sie die sechs wichtigsten Aufgaben des darauffolgenden Tages festhalten sollten, um sie dann tags darauf systematisch abzuarbeiten. Es fällt einem schwer, zu glauben, dass daran zuvor noch nie jemand gedacht hatte. Der Legende nach sagte Lee zu Schwab, er solle die Methode drei Monate lang testen und ihm dann das bezahlen, was er für angemessen halte. Der Stahl-Magnat soll ihm einen Scheck in Höhe von, nach heutigem Wert, 400.000 Dollar ausgestellt haben – und die Zeitmanagement-Industrie war geboren.

Zeitmanagement versprach ein Gefühl von Kontrolle in einer Welt, in der diese dem Einzelnen – immer weniger gestützt durch die sozialen Bindungen von Religion und Gemeinschaft – zunehmend fehlte. In einer Zeit unsicherer Beschäftigungsverhältnisse fühlen viele sich heute gezwungen, ihre Nützlichkeit permanent durch hektische Betriebsamkeit unter Beweis zu stellen. Und Zeitmanagement kann einem dabei einen wertvollen Vorsprung verschaffen. Wenn man zur wachsenden Gruppe der Freiberufler gehört, ist eine größere persönliche Effizienz oft auch überlebensnotwendig. Der Einzige, der finanziell leidet, wenn man bummelt oder Tagträumen nachhängt – was Taylor bei Angestellten als Diebstahl betrachtete –, ist man selbst.

Das Versprechen, das vom Zeitmanagement ausgeht, besteht aber vor allem darin, dass, obwohl in unserer Welt alles von den Gesetzen des Marktes durchdrungen und vom Streben nach Profit getrieben ist, ein sinnvolles Leben noch immer möglich sei. Mit den richtigen Techniken, so die Propheten des Zeitmanagements, sei es möglich, sich ein erfüllendes Leben zu gestalten und gleichzeitig den stetig steigenden Bedürfnissen des Chefs zu genügen.

Das parkinsonsche Gesetz

Zeitmanagement-Gurus fragen allerdings selten danach, ob die Anforderungen, sich im modernen Wirtschaftsleben über Wasser zu halten, es wirklich erforderlich machen, dass wir uns selbst auf unmenschliche Art und Weise effizient zeigen.

Davon abgesehen haben sich bei näherem Hinsehen nicht einmal die kleineren Versprechen des Zeitmanagements als das erwiesen, was sie zu sein schienen. Taylors zunächst gefeierte Effizienz-Maßnahmen stellten sich als nicht nachhaltig heraus: Bethlehem Steel feuerte ihn 1901, nachdem man ihm gewaltige Summen bezahlt hatte, ohne dass dies irgendeinen erkennbaren Einfluss auf die Profite des Unternehmens gehabt hätte. Seine Maßnahmen erschienen zunächst vielversprechend, belasteten die Arbeiter aber zu sehr, als dass sie über einen langen Zeitraum hinweg funktionierten.

Darüber hinaus verhält es sich heute mit Arbeit im Allgemeinen wie mit Inbox Zero im Besonderen: Je effizienter man darin wird, seine Aufgaben zu erledigen, desto schneller scheinen neue Aufgaben zu entstehen. „Arbeit dehnt sich aus, um die Zeit, die für ihre Erledigung bereitsteht, auszufüllen“, erkannte der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson bereits 1955 und prägte damit einen Satz, der als parkinsonsches Gesetz bekannt werden sollte.

An einem drückend heißen Wochenende im vergangenen Sommer trafen sich die engagierten Mitglieder der Gruppe „Take Back Your Time“ in einem Hörsaal der Universität von Seattle, um an ihrer langfristigen Mission zu arbeiten: die „Epidemie der Überstunden“ zu eliminieren. Ziel des Treffens war es, herauszufinden, was es bedeuten könnte, ein Leben zu führen, das nicht so sehr auf persönliche Produktivität ausgerichtet ist. Dass ihre Konferenz nur spärlich besucht war, lag zum Teil sicher daran, dass sie im August stattfand, wenn viele Leute im Urlaub sind. Es hatte aber auch damit zu tun, dass es heutzutage vor allem in den USA als ketzerisch gilt, auch nur moderate Kritik an der Fetischisierung von Effizienz und Produktivität zu üben.

Die Konferenz-Teilnehmer diskutierten über Pläne für eine Vier-Tage-Woche und die Abschaffung der Sommerzeit. Sie fragten sich, wie man die USA mehr nach dem Vorbild von Ländern wie Dänemark oder Italien verändern könnte. Doch die Mitglieder von „Take Back Your Time“fordern etwas Radikaleres als einfach nur mehr Zeit. Sie stellen unsere instrumentelle Haltung zu dieser infrage – den Gedanken, dass es uns immer darum gehen sollte, mehr erledigt zu bekommen.

„Manche Leute sagen, mehr Freizeit könnte gut für die Wirtschaft sein“, sagt John de Graaf, ein 70-jähriger Filmemacher, der die treibende Kraft hinter der Organisation ist. „Aber warum sollten wir unser Leben mit wirtschaftlichen Kriterien rechtfertigen? Das ergibt keinen Sinn!“

Einer der heimtückischsten Fallstricke einer effizienzbasierten Haltung besteht nämlich darin, dass wir auch in unserer Freizeit den Druck verspüren, diese produktiv zu nutzen – eine Haltung, die impliziert, dass es nicht ausreicht, einfach nur zu genießen, dass man frei hat und nichts erledigen muss. Wobei es bei Freizeit ja genau darum gehen sollte. Und so reisen wir nicht etwa um der schieren Erfahrung des Reisens willen an fremde Orte, sondern um unser mentales Warenlager an Erfahrungen oder unsere Instagram-Feeds aufzustocken. Wir gehen joggen, um etwas für unsere Gesundheit zu tun – nicht etwa, weil wir Spaß an der Bewegung haben. Und wir erziehen unsere Kinder, um erfolgreiche Erwachsene aus ihnen zu machen.

In einer von Effizienz besessenen Gesellschaft können selbst Ruhe und Erholung nur insofern als etwas Wertvolles geschätzt werden, als sie anderen Zwecken dienen – für gewöhnlich der Erholung und Wiederherstellung der Arbeitskraft. Wenn das Ethos von Produktivität und Effizienz das Funktionieren der Wirtschaft über das Glück der Menschen stellt, führt das allerdings zu einem paradoxen Ergebnis: Der Druck, den das erzeugt, ist nämlich nicht wirklich gut fürs Geschäft.

„Nachdem ich das Unternehmen jahrelang beraten hatte, war ich bei Microsoft plötzlich zu einer Persona non grata geworden“, erzählt mir Tom DeMarco mit einem belustigten Ton in der Stimme. DeMarco ist eine kleine Legende in der Welt der Software-Entwicklung. Er begann seine Karriere bei Bell Telephone Labs, wo mit die ersten Laser und Transistoren entwickelt wurden, und wurde später zum Experten für das Management komplexer Softwareprojekte – ein Gebiet, das berüchtigt ist für seine explodierenden Kosten, verpassten Deadlines und aneinanderrasselnden Egos. Aber dann, in den 80ern, wurde er zum Ketzer und kritisierte, dass Projekte vorangetrieben wurden, indem man den Zeitdruck auf die Mitarbeiter erhöhte. Er hatte begriffen, dass etwas anderes wichtiger war: mehr Leerlauf.

Keine Zeit zum Nachdenken

„Die besten Unternehmen, die ich im Laufe der Jahre besucht habe, hatten es nie eilig“, erinnert er sich. „Vielleicht setzten auch sie von Zeit zu Zeit Druck ein, aber das passierte nie dauerhaft. Denn man bekommt Kreativität nicht umsonst. Man muss den Leuten die Möglichkeit geben, sich zurückzulehnen, die Beine hochzulegen und nachzudenken.“ Manuelle Arbeit kann beschleunigt werden, zumindest bis zu einem bestimmten Grad, indem man den Zeitdruck auf die Arbeiter erhöht. Aber gute Ideen kommen einem nicht schneller, wenn man sich unter Druck gesetzt fühlt.

DeMarco weist darauf hin, dass jeder Anstieg der Effizienz immer auch eine Kehrseite hat. Ein Besuch beim Hausarzt kann das sehr gut verdeutlichen. Je effizienter dieser seine Zeit managt, desto voller wird sein Terminplan sein – und desto wahrscheinlicher ist es, dass man selbst länger im Wartezimmer sitzen muss, wenn es bei einem Patienten vor einem länger dauert. Ein ähnliches Problem tritt überall da auf, wo Unternehmen Kosten einsparen wollen, indem sie die Effizienz ihrer Mitarbeiter erhöhen: Je mehr ihrer Stunden produktiv eingesetzt werden, desto weniger werden sie spontan auf neue Anforderungen reagieren können. Für diese Reaktionsbereitschaft muss freie, ungenutzte Zeit ins System eingebaut werden.

„Eine Organisation, die beschleunigen, aber nicht die Richtung ändern kann, ist wie ein Wagen, bei dem man Gas geben, aber nicht steuern kann“, schreibt DeMarco. „Kurzfristig macht sie große Fortschritte in die Richtung, in die sie sich aufgemacht hat. Langfristig bleibt sie auf der Strecke.“

Doch die moderne Begeisterung für persönliche Produktivität geht noch weiter. Wenn wir nur die richtigen Techniken finden und genug Selbstdisziplin aufbringen könnten, so suggeriert sie, könnten wir alles, was uns wichtig ist, in unserem Leben unterbringen. Dann wären wir endlich glücklich! Es liegt an uns. Diese Ideologie kommt natürlich jenen zupass, die davon profitieren, dass andere länger und härter arbeiten. Aber sie dient auch der psychologischen Vermeidung. Je überzeugter man ist, dass man niemals schwierige Entscheidungen treffen muss, weil für alles genügend Zeit bleiben wird, desto geringer ist die Neigung, danach zu fragen, ob das Leben, das man führt, das richtige ist.

Persönliche Produktivität präsentiert sich selbst als Gegenmittel gegen Hektik und Betriebsamkeit, dabei erfüllt sie dieselbe psychologische Funktion: uns ausreichend abzulenken, damit wir uns keine unangenehmen Fragen darüber stellen, wie wir unsere Tage verbringen. Man kann so viel Ordnung in den Posteingang bringen, wie man will – irgendwann muss man sich mit der Tatsache auseinandersetzen, dass die Flut an Nachrichten und der Druck, sie alle zu bearbeiten, nicht wirklich etwas mit Technik zu tun haben. Dahinter stehen größere Fragen: Welchen Weg soll ich einschlagen? Welchen verwerfen? Welche Beziehung soll ich während meiner kurzen Lebensspanne bevorzugt behandeln? Wen werde ich enttäuschen müssen? Und: Worauf kommt es mir an?

Oliver Burkeman lebt in New York und schreibt für den Guardian über Wissensthemen

Übersetzung: Holger Hutt

06:00 08.02.2017
Geschrieben von

Oliver Burkeman | The Guardian

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